О существовании архива человек задумывается только тогда, когда ему нужно получить сведения из прошлого – своего или своих родственников. Какие еще задачи выполняет архив, чем помогает людям, есть ли у него проблемы, – об этом был разговор с начальником архивного отдела администрации района А.В. Репиха.
– Архив представляет собой две части: историческую и все документы по личному составу,- рассказала Анна Викторовна. – Историческая часть – постоянного срока хранения, документы у нас представлены с 1943 года, с послеоккупационного периода. Метрических книг нет. Люди в последнее время стали их спрашивать, чтобы составить свое генеалогическое древо, но мы помочь им не можем.
– Что представляют собой документы постоянного срока хранения?
– Это документы органов власти, различных организаций и предприятий, в том числе и некогда существовавших колхозов и совхозов. По документам постоянного срока хранения мы выдаем людям справки о реорганизации, ликвидации, переименовании учреждений, предприятий, об оккупации района в годы войны, об усыновлении, перемене фамилии, опеке, об административно-территориальных преобразованиях в районе и другие.
– По документам личного состава какие справки можно получить?
– О зарплате, о количестве выхода дней, отработанных за каждый год, о факте работы, о подтверждении должности и другие. Документы личного состава хранятся 75 лет.
– А с какими вопросами чаще всего обращаются люди?
– В основном о предоставлении земли для организации крестьянского хозяйства, для вступления в наследство, для строительства, организации ЛПХ, о перерегистрации земельных приусадебных участков после реформы 1991-92 годов.
– Как формируется архив?
– У нас есть организации-источники комплектования, сейчас их 27. Это администрации района и сельских поселений, райпотребсоюз, прокуратура, крыловский райсуд, управление образования, культуры и другие организации, которые охватывают все сферы жизни.
– Самая большая ваша проблема?
– Это непонимание руководителями организаций и предприятий важности архивного дела. Каждый год глава района подписывает распоряжение, в котором указаны графики приема-передачи документов на хранение и графики предоставления описи. То есть те документы, которые рождаются в организациях, необходимо описывать для того, чтобы их не потерять. Допустим, в этому году мы описываем документы 2007 года, чтобы вести учет. Чаще всего графики передачи документов организациями не соблюдаются.
Очень ответственно к комплектованию архивных документов относится казначейство. А вот в ЦРБ долго приходится выпрашивать документы для архива. Среди администраций сельских поселений самая ответственная – Октябрьского поселения, все делают вовремя. В крае говорят, что к недобросовестным надо применять меры наказания, но нам хочется, чтобы все вопросы решались по-человечески, во взаимопонимании.
Пользуясь случаем, обращаюсь к руководителям: любите свои документы, в них судьбы людей и ваша работа. Бывает, одна организация сдает 100-300 листов документов, а другая пять-семь листов. А что в них можно отразить? Люди приходят к нам, и у нас должен быть полноценный источник для выдачи той или иной справки.
Другая проблема – нехватка времени. У нас 21,5 тысячи документов, из них по личному составу – 9,5 тысячи. В отделе должны уже работать четыре человека, но нас пока только трое. А работы много. Одну справку, к примеру, можно составить за 10 минут, а на другую может уйти день – два. По почте запросы к нам приходят со всех уголков России и даже из зарубежных государств от граждан, которые когда-то жили у нас, а потом уехали.
Еще одна наша проблема – нехватка площадей под хранилище. В этом году нам выделяют дополнительную площадь, но мы пока ее не заселим, потому что надо сначала сделать ремонт.
– Чтобы получить справку, человеку надо лично прийти в архив или можно обратиться к вам посредством почты?
– Заявки мы принимаем как по почте, так и на личном приеме. Приемные дни у нас вторник, среда с 9.00 до 12.00.
Записала О. Галат.
